Tutto diventa urgente

Tutto diventa urgente

Questo è il primo di una serie di articoli dedicati ad un argomento molto delicato: la differenza tra urgente e importante.
Attenzione, la questione, anche se in apparenza può sembrare semplice, non è affatto da sottovalutare perché è proprio da questa distinzione che dipende gran parte della qualità del nostro tempo.
Fermarsi alle definizioni da vocabolario purtroppo non è sufficiente, dobbiamo snocciolare la cosa fino a capirne l’essenza. È un percorso di consapevolizzazione a tutti gli effetti, quindi la migliore soluzione è incominciare dalla nostra quotidianità, o meglio capire come la nostra vita di tutti i giorni sia fortemente condizionata dal senso di urgenza.

Urgenza e lavoro

Prova a riflettere un minuto e rispondi a questa domanda:

Quanti sono i compiti urgenti da svolgere al lavoro?

Partiamo da una semplice analisi basata su esempi concreti.
In passato mi è capitato di accorgermi che la qualità del mio lavoro diminuisse vertiginosamente perché ero continuamente distratta da richieste urgenti. Così, mettevo in pausa quello che stavo facendo perché dovevo rispondere a una mail urgente o dovevo urgentemente consegnare un documento. Diventava urgente ogni richiesta di un mio cliente o di un mio superiore. Ma era davvero così? O l’urgenza era data solamente dalla loro insistenza e dal fatto che oggi esistono tecnologie che possono raggiungerci in qualsiasi momento? Un SMS fa vibrare lo smartphone e noi sentiamo l’impellente bisogno di guardare il display perché istintivamente pensiamo sia una questione della massima importanza. Stessa cosa vale per WhatsApp, Skype, mail e chi più ne ha più ne metta.

Il risultato non può essere che un continuo stress e la sensazione di non riuscire a fare tutto quello che dobbiamo fare. Peggio ancora, interpretiamo la mancata spunta di ogni punto della nostra “to do list” come un piccolo fallimento. E la cosa ci causa ansia.

La verità è che negli ultimi anni gli ambienti lavorativi sono caratterizzati principalmente da compiti urgenti che contaminano ogni livello gerarchico con effetto domino.

Urgenza e famiglia

Forse non ce ne accorgiamo ma l’atteggiamento “urgente” entra anche nelle mura di casa.
Spesso si traduce in “fretta”: fare colazione in fretta, cucinare in fretta, mettere i bambini a letto in fretta perché bisogna finire un lavoro per il giorno dopo. Oppure, anche se ormai tardi, dobbiamo fermarci al supermercato perché la pasta che manca in dispensa è un’urgenza, o ancora dobbiamo urgentemente prenotare le vacanze per l’anno prossimo perché altrimenti finiscono i posti.
Di fatto l’urgenza invade e rende frenetica anche la vita privata, i luoghi e soprattutto il tempo dedicato alla nostra famiglia. Personalmente ritengo che in questo ambito la questione sia ancor più grave che sul lavoro, ma arriverà il momento in cui parleremo anche di questo.

Pensa a quante volte hai risposto al telefono mentre eri a tavola e stavi chiacchierando con tua moglie o tuo marito, alle volte che lo hai fatto quando eri con un amico a prendere un aperitivo in santa pace. Sono sicura che 9 volte su 10 il motivo della telefonata non fosse affatto urgente. Le conseguenze di tale atteggiamento sono però gravi, perché chi ci sta di fronte in quel momento, anche se per noi è una persona importante, inevitabilmente si sente messa in secondo piano. Lentamente, un pezzettino alla volta, i rapporti si logorano.

Cosa fare quindi?

Beh, sinceramente adesso è troppo presto per parlare delle possibili soluzioni (ce ne sono tante).
Giusto per non lasciare l’amaro in bocca mi limito a dire che un buon primo passo è incominciare a fare un po’ di analisi e a fine giornata cercare di comprendere quanto fossero urgenti le questioni che così ci sono apparse. Si tratta essenzialmente di un esercizio semplice, se svolto con sincerità.

Se vuoi utilizzare uno schema di pensiero che sia davvero funzionale per fare questo esercizio, puoi consultare il mio libro Il Tempo per Me e usare il Metodo V.I.T.A. che insegno. Un primo passo per ritrovare tempo per te.

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